И как положено начинать любую статью, чтобы сразу убедить о её полезности и информативности, имеется определение из Википедии: бизнес-процесс — устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.
Далее, для общего развития будет полезна информация об объектах, которые могут носить названия процессов:
1. По отношению к клиентам процессов (риунок 1)
а) внешние
б) внутренние
Рисунок 1 – Классификация процессов по отношению к клиентам
Клиентом процесса является субъект (физическое, юридическое лицо, функциональное подразделение, другой процесс и т.д.), использующий результаты (выходы) процесса.
Внешние клиенты рассматриваются по отношению к организации в целом либо по отношению к бизнес-процессам организации. К ним относятся: акционеры, банки, налоговые органы, то есть все те организации, которые используют результаты деятельности организации (информация, финансовые и материальные ресурсы, люди).
Внутренними клиентами являются функциональные подразделения — исполнители и процессы, использующие результат выполнения (выход) процесса.
2. По отношению к получению добавленной ценности (рисунок 2)
а) основные (добавляющие ценность)
б) вспомогательные (добавляющие стоимость)
Рисунок 2 – Основные и вспомогательные процессы
К основным процессам организации относят процессы производства, сбыта и снабжения, то есть все процессы, добавляющие ценность (например, процессы маркетинга, закупок, производства, хранения, поставки и сервисного обслуживания продукции).
Вспомогательные процессы увеличивают стоимость изделия (услуги, информации). К таким процессам относятся: управление персоналом, управление документацией, техническое обслуживание оборудования, бюджетное управление и т. д.
3. По уровню подробности рассмотрения
а) верхнего уровня
б) детальные
в) элементарные
Рассматривая деятельность организации в целом, для ее описания используется представление процессов на верхнем уровне (рисунок 3).
Рисунок 3 – Процессы верхнего уровня. Декомпозиция одной из функций на детальный процесс
Количество уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим.
Не существует какого-то одного, определенного способа описания, наилучшим образом отражающего деятельность произвольной организации. Однако выделяют 4 типа процессов в компании:
1. Основные процессы. Создают ценность для потребителей (продажи, производство, логистика, обслуживание).
2. Обеспечивающие процессы. Обслуживают основные процессы компании (бухгалтерское и юридическое сопровождение, делопроизводство, IT-услуги).
3. Процессы развития (планирование, контроль, анализ, выработка стратегии).
4. Процессы управления (создание новых продуктов, подразделений).
Основой для определения бизнес-процессов является деятельность, выполняемая подразделениями организации. Важно понимать, что бизнес-процесс является объектом управления и его представление в виде графической схемы является упрощенным, ограниченным по возможностям представлением.
Ниже представлен пример графической схемы бизнес-процессов информационной системы (ИС) «Банк». Данная информационная система включает пять бизнес-процессов, начиная со «Сбор информации», заканчивая «Выдача информации» (рисунок 4).
Рисунок 4 – Бизнес-процессы информационной системы «Банк»
На входе информационной системы находится информация, содержащая сведения о персонале банка, клиентах банка, предоставляемых услугах банка и т.д. Она, поступая в систему, обрабатывается посредством процедур, которые регулируются нормативно-правовыми документами и актами. При этом данные процедуры осуществляются путем привлечения человеческих и материально-технических ресурсов (персонал и оборудование). В результате (выход ИС) имеется уже обработанная информация, содержащая сведения о деятельности банка (отчетность, бухгалтерия, сводки и т.д.).
Всего выделяется пять основных стадий функционирования ИС: сбор, группировка, обработка, хранение и выдача информации.
1. Поиск информации осуществляется персоналом на этапе сбора. При это вся найденная информация проходит проверку на актуальность, после чего происходит отбор.
2. На следующей стадии функционирования происходит ее группировка по некоторым признакам. Далее формируются обобщенные группы информации, которые переходят на стадию обработки.
3. Для обработки информация заносится в создаваемые определенные формы. Далее уже обработанная информация вводится в базу данных.
4. Затем происходит процесс пополнения базы данных новой информацией и осуществляется поддержка имеющейся в ней информации.
5. Последняя функциональная стадия – выдача информации. На данном этапе в базу данных поступают запросы на выдачу информации. Найденная информация, соответствующая запросу, выводится на экран.
В данном случае схема бизнес-процесса составлена с учетом требований нотации IDEF0. Существуют и другие нотации и методологии, которые предназначены для формирования моделей бизнес-процессов. Их можно классифицировать по трем категориям:
1. Методологии ведения проекта. Одним из подходов является методология, известная как «реинжиниринг бизнес-процессов». Она заключается в рассмотрении деятельности организации «с чистого листа» и разработка новых, более эффективных бизнес-процессов.
Существуют и другие методологии, принадлежащие отдельным компаниям, например, методологии выполнения проектов по внедрению систем автоматизации Oracle, SAP R/3, RUP компании Rational и др.
2. Методологии моделирования и анализа бизнес-процессов. Существует несколько базовых способов описания процессов, основанных как на стандартах (IDEF0), так и на общепринятых подходах (DFD). Кроме того, существует ряд нотаций описания процессов, предложенных отдельными компаниями — разработчиками программных продуктов (методологии ARIS (еЕРС) компании IDS Scheer AG, Германия).
3. Методологии использования программных продуктов для моделирования бизнес-процессов в проекте. Для простых проектов часто бывает целесообразно использовать стандартный язык рисования блок-схем и простейшие инструменты их создания (редакторы MS Word, Visio и т.д.).
Однако существует разные программные инструменты моделирования и управления процессами. Перечислим те, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами:
- BizAgi Suite состоит из двух модулей — BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес-процессов и BizAgi Studio, который позволяет превратить модели в исполняемые приложения.
- ELMA имеет возможность интеграции с платформой 1С, а также позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени.
- Business Studio определяет цели компании; моделирует процессы, которые позволяют достигать целей; назначает ответственных из дерева оргструктуры; отмечает, какие ресурсы используются в процессах.
- Visual Paradigm поддерживает большое количество нотаций, блок-схем и моделей. Начиная от стандартных нотаций IDEF, eEPC и BPMN, и заканчивая схемами баз данных, диаграмм взаимодействия и матриц. Позволяет провести имитационное моделирование и проверку диаграмм.
- Gliffy позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.
Моделирование бизнес-процессов – это метод отображения бизнес-процессов, при котором каждый элемент бизнес-процесса представлен графическим обозначением. Каждая модель бизнес-процесса показывает:
– действия, следующие в определенном порядке и имеющие четкие узлы принятия решений;
– «субъектов», выполняющих эти действия;
– определенные исходные ресурсы и результаты каждого действия;
– критерии начала и завершения бизнес-процесса;
– взаимосвязи между «субъектами»;
– движение информации в бизнес-процессе;
– как дополнение: количественные показатели, такие, как количество стадий и времени и затрат, необходимых для завершения определенного бизнес-процесса.
Модель бизнес-процесса служит инструментом, который упрощает:
– анализ действий, документов и потока информации;
– выявление и установление порядка приоритетности проблемных областей;
– разработку мер по исправлению положения в этих проблемных областях (например, путем упрощения процессов и данных и устранения избыточных элементов).
Вывод
Необходимость совершенствования бизнес-процессов существует для всех организаций, находящихся в конкурентной среде. Улучшение бизнес-процессов должно быть основано на том, что целесообразно проводить постепенные изменения бизнес-процессов с целью улучшения ключевых показателей.
